Kembali ke Login
Semua Guides
Panduan Staff

Cara pakai Kunci Staff

Halaman ini menjelaskan flow absensi, progress pribadi, extend hours, leave/request off, approval, dan payslip sesuai sistem yang berjalan sekarang.

AbsensiClock in dan clock out dengan GPS dan aturan jam operasional.
Extend HoursRequest overtime staff dan approval berjenjang head lalu manager.
LeaveUntuk request off, izin, cuti, dan sick leave.
PayslipLihat slip gaji per periode langsung dari portal staff.
Operasional ShiftBuka menu Ops untuk checklist shift, upload foto bukti, dan lapor problem outlet.
Kotak SaranKirim masukan, kritik, ide, atau keluhan secara anonim tanpa nama tampil ke admin.
Progress SayaLihat statistik bulan berjalan dan estimasi sementara sebelum payslip final.

Operasional Shift

  • Buka menu Operasional Shift di sidebar desktop atau Ops di bottom nav mobile.
  • Pilih Checklist Shift sementara Pagi (06.30) atau Siang (12.30).
  • Checklist menampilkan task aktif sesuai tanggal hari ini di Asia/Jakarta. Task kebersihan hanya muncul pada tanggal tugasnya; task umum yang overdue tetap terlihat.
  • Centang task yang sudah selesai, pilih Ambil Foto Langsung untuk membuka kamera. Upload galeri tidak tersedia untuk foto bukti task, dan file yang tanggalnya bukan hari ini akan ditolak.
  • Tekan Simpan & Submit Checklist Shift agar task dicatat selesai dan admin/manager bisa review di halaman Ops admin; submit ulang pada tanggal/shift yang sama akan memperbarui checklist yang sama.
  • Pilih Lapor Problem untuk mengirim kendala outlet, prioritas, catatan detail, dan foto bukti.
  • Pantau status laporan dari Open, In Progress, sampai Selesai.

Kotak Saran Anonim

  • Buka menu Kotak Saran di sidebar desktop atau Saran di bottom nav mobile.
  • Pilih kategori: Saran, Kritik, Keluhan, Ide Perbaikan, atau Lainnya.
  • Isi judul singkat dan isi saran dengan jelas.
  • Pilih prioritas Biasa, Penting, atau Mendesak.
  • Tekan Kirim Saran. Nama staff tidak ditampilkan di halaman admin.
  • Jangan menulis nama sendiri, nama staff lain, atau detail pribadi jika ingin masukan tetap anonim.

Flow Absensi

Aturan Saat Ini

  • Jam absen default dibuka: 06:00 WIB (Asia/Jakarta)
  • Jam kerja/operasional default: 07:00 - 18:00 WIB (Asia/Jakarta)
  • Status terlambat hanya jika clock in lewat dari 07:00 WIB (Asia/Jakarta)
  • Shift siang terlambat setelah 11:00 WIB. Tepat 07:00 pagi atau 11:00 siang belum terlambat; setelahnya, termasuk detik berikutnya, terlambat
  • Jadwal pagi 06:30 tetap memakai batas minimal Work Starts 07:00
  • Clock in ditutup 3 jam sebelum closing, jadi batas terakhir default adalah 15:00 WIB
  • Setiap hari Rabu absensi ditutup untuk full-time staff
  • Casual Worker bisa clock in di hari saat dipanggil kerja, tidak mengikuti blocked day full-time, dan tidak otomatis ditandai terlambat
  • GPS wajib aktif dan staff harus berada di area cafe. Sistem memiliki fallback bertahap (satelit lalu jaringan) untuk lokasi dalam ruangan
  • Jika GPS gagal terbaca 3x berturut-turut di cafe, tombol darurat 'Ajukan Clock-In (Review Admin)' akan aktif agar shift tetap berjalan lancar

Semua aturan ini mengikuti settings admin. Jika jam operasional berubah, admin bisa mengubahnya dari menu settings tanpa edit kode.

Langkah Clock In / Clock Out

  1. Masuk ke menu Attendance.
  2. Pastikan attendance window masih terbuka.
  3. Isi catatan bila perlu, lalu tekan Clock In Now.
  4. Izinkan akses lokasi dan tunggu GPS tervalidasi.
  5. Jika GPS gagal 3x di lokasi cafe, gunakan tombol 'Ajukan Clock-In (Review Admin)' dengan catatan lokasi. Shift kamu langsung aktif untuk mengerjakan checklist.
  6. Saat shift selesai, tekan Clock Out (End Shift). Jika GPS pulang gagal 3x, tombol 'Ajukan Pulang (Review Admin)' juga tersedia.
  7. Jika masih ada task hari ini atau overdue yang belum ditandai Selesai, clock-out akan ditahan dan staff diarahkan ke Kunci Moments.
  8. Task untuk besok atau tanggal berikutnya belum muncul sebagai checklist aktif dan tidak menahan clock-out hari ini.
  9. Jika sudah di luar cafe karena lupa pulang, clock-out tetap tercatat sebagai pending review admin.
  10. Sebelum jam pulang tercatat, sistem akan meminta konfirmasi agar tidak kepencet atau tersubmit saat refresh.
  11. Clock-out tidak otomatis; kalau lupa pulang, admin bisa bantu revisi attendance.
Clock in akan ditolak jika
GPS mati atau ditolakTerlalu jauh dari cafeSudah clock in di hari yang samaSudah lewat jam cutoffHari itu termasuk blocked dayMasih di luar attendance window

Progress Saya

Cara Membaca Progress

  1. Buka menu Progress Saya.
  2. Lihat ringkasan bulan berjalan: hari hadir, total jam kerja, approved extend, task, dan achievement.
  3. Cek Estimasi Payroll & Insentif Sementara: komponen meliputi Gaji Pokok/Daily Rate, Tunjangan Jabatan (Manager/Head), Subside BBM, Extend Hours approved, dan Bonus Kinerja.
  4. Achievement yang terekam dan approved akan menambah estimasi pendapatan bulan ini; delivery service dicatat di expenses, bukan payroll.
  5. Jika ada catatan absensi menunggu review, shift belum selesai di sistem, atau request extend pending, admin akan bantu cek agar angka menjadi lebih rapi.
  6. Gunakan Payslips sebagai rincian final saat payroll sudah diproses dan dibayar.
  7. Kenaikan gaji berlaku sesuai tanggal yang ditetapkan admin. Nominal payslip yang sudah dibayar tetap tersimpan dan tidak ikut berubah saat gaji dinaikkan.

Catatan Penting

  • Progress Saya adalah estimasi bulan berjalan, bukan payslip final.
  • Angka bisa berubah jika admin approve/reject GPS review, revisi attendance, approve extend, atau input bonus/deduction.
  • Untuk full-time, base progress dihitung dari hari hadir tercatat x daily base sebagai panduan sementara.
  • Untuk Casual Worker, base progress dihitung dari shift valid x fixed daily rate.

Extend Hours

Cara Request

  1. Buka menu Extend Hours.
  2. Isi tanggal, jumlah jam, dan alasan operasional yang jelas.
  3. Jika clock-out melewati batas normal plus toleransi dan belum ada request, sistem otomatis menyiapkan Extend Hours pending untuk approval.
  4. Staff tetap bisa mengajukan manual dari menu Extend Hours seperti biasa; jika sudah ada request di tanggal yang sama, sistem tidak membuat double request.
  5. Request masuk ke head department lebih dulu.
  6. Setelah head approve, manager memberi approval final.
  7. Extend hours yang approved dibayar flat sesuai persentase settings, default 60% dari hourly basic. Effort khusus masuk bonus/apresiasi, bukan rate extend berbeda.

Catatan Approval

  • Head hanya approve crew department yang sama.
  • Manager hanya approve crew department yang sama.
  • Request rejected jika salah satu approver menolak.
  • Auto request dari shift panjang tetap harus approved sebelum masuk payroll.
  • Head dan manager melihat approval dari portal staff, bukan dashboard admin penuh.

Leave / Request Off / Sick Leave

Cara Submit

  1. Buka menu Leave.
  2. Isi Start Date, End Date, dan alasan izin/cuti/sakit.
  3. Submit request dan tunggu review admin.
  4. Hanya [email protected] yang bisa approve atau reject leave.
  5. Izin yang sudah approved akan terlihat oleh team satu department selama tanggal izinnya masih aktif atau akan datang.

Saat Leave Disetujui

  • Status request berubah menjadi approved.
  • Sistem membuat attendance record berstatus leave pada tanggal yang disetujui.
  • Jika ditolak, request tetap tersimpan dengan status rejected.

Task Mingguan

  • Jadwal kerja muncul di tab Attendance sebagai list jadwal, bukan task yang perlu klik selesai.
  • List jadwal kerja berada di bawah Riwayat Kehadiran agar area absen tetap fokus.
  • Kunci Moments merangkum shift hari ini: task aktif, notes, izin team, dan notifikasi.
  • Task kebersihan seperti rak bakery, wastafel, toilet, dan sampah muncul pada tanggal tugasnya di WIB. Task besok baru aktif setelah pergantian tanggal WIB.
  • Kerjakan task kebersihan sesuai tanggal, shift, dan catatan yang tertulis.
  • Tekan Selesai setelah task benar-benar dibereskan.
  • Staff harus menyelesaikan task hari ini/overdue sebelum bisa clock-out.
  • Cerita Team Bulan Ini menjadi satu tempat untuk melihat task selesai, task verified, achievement, dan bonus moment sebagai catatan apresiasi.
  • Manager/head/admin akan verify task sebagai catatan performa dan bonus review.

Status dan Catatan Penting

presentHadir normal
lateClock in lewat batas shift: pagi setelah 07:00, siang setelah 11:00, mengikuti roster jika tersedia
leaveHari tersebut tercatat sebagai leave yang disetujui
pendingMasih menunggu approval
approvedSudah disetujui
rejectedDitolak approver/admin

Ringkasan Cepat

Flow harian staff

Login, clock in saat window terbuka, cek task hari ini, jalankan shift, request extend hours bila perlu, lalu clock out.

Flow leave

Isi tanggal dan alasan di menu Leave, submit, lalu tunggu keputusan admin.

Flow approval

Head dan manager membuka Extend Hours Approval untuk review request crew department masing-masing.

Buka Login

FAQ Staff

Kenapa saya tidak bisa clock in?

Biasanya karena izin lokasi belum aktif/ditolak, sudah lewat jam cutoff, hari itu termasuk blocked day untuk full-time, atau Anda sudah clock in di hari yang sama. Jika sinyal GPS lemah di dalam cafe, sistem akan mencoba jaringan secara bertahap, dan jika gagal 3x Anda bisa langsung menekan tombol 'Ajukan Clock-In (Review Admin)' agar shift tetap aktif.

Siapa yang approve extend hours saya?

Request extend hours diproses berjenjang: head department lebih dulu, lalu manager untuk approval final. Manager/head bisa melihat history approval department setelah request confirmed atau rejected.

Apakah kerja lebih dari 8 jam otomatis dibayar extend hours?

Tidak langsung dibayar. Jika clock-out melewati batas normal plus toleransi, sistem otomatis menyiapkan Extend Hours pending untuk approval. Staff tetap bisa mengajukan manual seperti biasa, dan extend baru masuk payroll setelah approved.

Bagaimana aturan Casual Worker?

Casual Worker dibayar fixed daily rate untuk shift valid. Mereka bisa absen di hari saat dipanggil kerja, tetap wajib GPS di cafe, dan extend hours dihitung dari daily rate dibagi standard shift hours lalu dikalikan persentase extend, default 60%.

Siapa yang approve leave atau request off?

Leave hanya bisa di-approve atau di-reject oleh admin utama, yaitu [email protected]. Setelah approved, team satu department bisa melihat izin tersebut selama tanggalnya belum lewat.

Apakah manager dan head tetap punya absensi dan payslip?

Ya. Manager dan head tetap memakai portal staff untuk absensi, leave request, dan payslip pribadi, sambil tetap punya akses approval extend hours.

Kalau aplikasi sudah di-install di Android/iOS, apakah harus login ulang setiap buka?

Tidak seharusnya. PWA/Add to Home Screen akan membuka portal otomatis selama staff belum logout manual. Jika masih diminta login ulang setelah update ini, login sekali lagi dari aplikasi PWA/Home Screen agar session baru tersimpan lebih lama di mode tersebut.